Работа с программой Microsoft Outlook XP

Программа Microsoft Outlook предназначена для работы с электронной почтой, обслуживает несколько почтовых ящиков, ведя для каждого из них свою учетную запись, функционирует с несколькими пользователями, создавая для каждого свое удостоверение, позволяет работать также с группами новостей. Программа, кроме оперирования с электронными сообщениями также содержит дополнительные режимы: Календарь, при помощи которого можно устанавливать и контролировать задания пользователя, включающие в себя встречи, собрания и другие события; Контакты, предназначенный для установки и корректировки сведений о корреспондентах, которым отправляются и от которых принимаются сообщения по электронной почте и с которыми согласуются задания, а кроме того, позволяет хранить данные о личных и деловых контактах; Задачи, где содержится список мероприятий пользователя с указанием или отсутствием определенной даты начала и конца события, которые нужно выполнить; Дневник – позволяет вести записи о действиях пользователя на компьютере, в том числе регистрировать работу с документами, отправку и получение электронной почты, телефонные разговоры, кроме того, вручную помещать дополнительные записи пользователя; Заметки, где производятся записи на скорую руку. Программа позволяет отправлять сообщения о планируемых собраниях и встречах другим корреспондентам через электронную почту, факс, локальную сеть.

Microsoft Outlook обладает значительным числом возможностей, но их можно довольно быстро изучить, так как программа проста в обращении, легка в обучении. 

 

 Вызов программы

Программу Outlook Express можно вызвать как с рабочего стола, нажав на ее значок, показанный слева, или на значок, находящийся внизу слева на экране (). Также вызывается из программы Internet Explorer (Сервис →Почта и новости, где выбрать нужный подрежим). 

Если значка программы Outlook Express на рабочем столе нет, то его можно создать при помощи следующей последовательности команд: щелкнуть правой кнопкой по свободному месту рабочего стола →Создать →Ярлык →Обзор. В системе Windows ХР: Неиспользуемые ярлыки →Microsoft Outlook →ОК. В системе Windows 98: Program Files →Microsoft Office Office →Outlook. Отметим, что ярлыком называется ссылка на программу, файл, папку, диск и пр. При щелчке по значку вызывается соответствующая программа.

Для того, чтобы поместить значок программы Microsoft Outlook в панель быстрого запуска, которая находится в нижней строчке слева на экране, нужно подвести курсор мыши на значок этой программы, находящийся на рабочем столе, нажать на правую кнопку мыши и, не отпуская ее перенести в панель быстрого запуска. После этого отпустите кнопку мыши и в появившемся панно выберите режим Копировать.

 

После запуска программы на экране появляется окно программы. При подключении к телефонной линии на экране появится дополнительное окно. Рассмотрим как это происходит.

Чтобы выполнить подключение к сети, нужно нажать на кнопку Подключиться. Для работы без связи с сетью щелкните по Работать автономно, которая используется для создания новых сообщений. В этом первом уроке с программой Microsoft Outlook создадим сначала пробное сообщение в автономном режиме, а затем присоединимся к сети и отошлем его.

В системе Windows ХР на экране для установки соединения появится окно.

Ответим Нет, чтобы работать в автономном режиме. Если ответить Да, то на экране появится новое окно, вид которого показан на рисунке, в котором имеется несколько вариантов подключения, выбрав один из них, нажмите на кнопку Подключить.

В результате появится третье окно. В нем для соединения с Интернетом нужно нажать на кнопку Вызов.

 

Вид окна программы,

появляющийся при входе в программу, показан на рисунке и содержит:

- верхнюю линию окна. О том, как работать с ней и тремя кнопками, находящимися справа строки описано в первых уроках работы с программой Internet Explorer;

- главное меню с режимами работы программы. О том, как работать с этими режимами описано далее. Краткое их описание дано в справочной части книги;

- кнопки с пиктограммами режимов служат для выполнения наиболее распространенных режимов;

- виды папок и режимов. Существует несколько стандартных папок: Входящие (содержит полученные электронные сообщения), Исходящие (подготовленные к отправке сообщения), Отправленные (посланные сообщения через системы Интернет), Удаленные (удаленные из предыдущих папок) и Черновики. Кроме того, имеются режимы: Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Дневник, Обновление;

- основное окно, в котором находится содержимое папок или режима;

- линия прокрутки, которая служит для вывода на экран части окна, которая не видна в данный момент.

В дальнейших уроках рассмотрим эти элементы более подробно.

 

 

Создание и отправка электронного сообщения

Перед тем как работать с программой Microsoft Outlook, нужно создать учетные записи. Учетные записи служат для соединения почтовой программы с провайдером.  О том, как это сделать описано в справочной части книги.

Чтобы создать сообщение, нужно нажать на кнопку Создать (), при этом на экране появится окно для нового сообщения, показанное на рисунке.

Данное сообщение отправляется от имени пользователя компьютера. Если имен несколько, то устанавливается имя, выбранное по умолчанию. Для того, чтобы изменить имя пользователя по умолчанию, следует воспользоваться режимом Сервис →Учетные записи →Почта → (выбрать нужную запись, щелкнув по ней) →По умолчанию →ОК.

В поле Кому введите адрес пользователя, кому посылается сообщение. Данный адрес, как и любой электронный адрес, состоит из двух частей, разделенных символом «@», называемый в просторечье собакой.  Правая часть содержит имя провайдера, а левая имя пользователя у этого провайдера. Для того, чтобы ввести это имя, нужно подвести курсор мыши в поле, находящегося слева от кнопки Кому, и щелкнуть левой кнопкой мыши. Когда в поле появится вертикальная мигающая линия, можно ввести имя адресата при помощи клавиатуры.

Если имеется список имен в адресной книге, то щелкните по кнопке Кому. В результате на экране появится окно с имеющимися абонентами, как это показано на рисунке ниже.

Выберите нужную запись абонента, щелкнув по его названию и далее щелкните по кнопке Кому. Выбранная запись появится в правой части окна, справа от кнопки Кому. Если нужно сообщение отправить нескольким абонентам, то выберите эти записи, и каждый раз после выбора нажмите на кнопку Копия. При этом выбранные записи начнут появляться справа от кнопки Копия. С помощью кнопки ОК указываются абоненты-получатели таким образом, чтобы они не получили другие адреса пользователей, которым отправлено данное сообщение. Если воспользоваться полем Копия, то абоненты в сообщении получат также список абонентов, копия данного сообщения которым также отправлена. Более подробно о работе с адресной книгой будет описано далее.

Нижнее поле содержит текст сообщения. Для того, чтобы ввести текст, щелкните по данному полю левой кнопкой мыши, и, когда появится вертикальная мигающая линия, введите текст сообщения. После создания сообщения щелкните по кнопке Отправить ().

Сообщение будет поставлено в очередь на отправку, в папку Исходящие. Как только будет установлена связь с провайдером, оно будет отослано пользователю и затем помещено в папку Отправленные.

 

Следующим шагом отправим созданное сообщение пользователю. Для этого щелкнем по кнопке Отправить/получить (). Далее происходит подключение к провайдеру. После подключения, на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

В этом окне отображаются действия, которые происходят в данный момент времени: сначала происходит набор номера провайдера, затем проверка имени пользователя, его номер и пароль. После выполнения этих действий справа внизу экрана появится значок двух компьютеров.

В системе Windows ХР кроме данного значка будет выведено сообщение, в котором указано имя и скорость подключения. Для того, чтобы убрать это сообщение, нужно щелкнуть по кнопке с крестиком () в данном сообщении. Кроме того, значок с двумя компьютерами позволяет определить наличие передачи данных в текущий момент времени. Если экраны компьютеров темные, то передачи нет, если светлые, то в данный момент времени происходит передача данных.

Итак, соединение установлено, при этом на экране появится еще одно окно.

В нем находится несколько строчек: для отправки и получения электронных сообщений. В данном примере показаны две учетные записи, причем первая и вторая строчки соответствуют двум учетным записям, точнее двум почтовым ящикам, из которых будет поступать почта на компьютер. Третья запись соответствует отправляемому сообщению, которое только что создано.

В конце работы разорвем связь с провайдером. Для этого дважды щелкнем по значку двух компьютеров, находящиеся внизу справа на экране. При этом на экране появится окно, как это показано на рисунке (Windows ХР, в других системах Windows появится аналогичное окно).

Нажмем на кнопку Отключить и связь с провайдером прекратится.

 

Работа с папками

Левая часть окна содержит имена папок и режимов. Рассмотрим сначала работу с папками, а в дальнейших уроках - режимы работы программы Microsoft Outlook.

В левой части окна имеются три кнопки, при помощи которых происходит переход к разным табло. При первом запуске программы Microsoft Outlook в левой части показано табло режима Ярлыки Outlook, которая содержит: режим Outlook сегодня, папку Входящие, режим Календарь, режим Контакты, режим Задачи, режим Заметки и папку Удаленные. 

Внизу списка имеются две кнопки: Мои ярлыки и Другие ярлыки, которые также вызывают папки и режимы. Нажав на кнопку Мои ярлыки в левой части окна появятся: папка Черновики, папка Исходящие, папка Отправленные, режим Дневник, режим Обновление. После нажатия на кнопку Другие ярлыки появится панно с режимами: Мой компьютер, Мои документы и Избранное. Для того, чтобы войти в режим или открыть папку, нужно щелкнуть по ее названию. При этом в правой части окна появится содержимое папки или режима.

Существуют следующие папки:

- Входящие содержит полученные от провайдера электронные сообщения;

- Удаленные – удаленные пользователем сообщения. Эти сообщения можно восстановить, переместив в другую папку. Если эти сообщения удалить, то они подлежат восстановлению только, когда до этого была выполнена архивация этой папки;

- Черновики – сохраненные незавершенные сообщения. По умолчанию программа Microsoft Outlook сохраняет в данной папке незавершенное сообщение каждые три минуты. Попробуйте создать сообщение более трех минут и оно появится в этой папке;

- Исходящие – содержит сообщения, которые были созданы пользователем, но не отправлены через сеть Интернет;

- Отправленные – содержит созданные пользователем сообщения и отправленные через Интернет получателю.

Работа с папками происходит одинаково для разных папок, поэтому рассмотрим это на примере папки Входящие. Для того, чтобы открыть эту папку нужно щелкнуть по кнопке Входящие в левой части окна. При этом на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Отметим, что около кнопки Входящие находится в скобках цифра – 1. Это означает, что одно сообщение не просмотрено. Сам список входящих сообщений находится в левой части окна. Для того, чтобы его просмотреть, нужно воспользоваться кнопками прокрутки, находящимися слева от окна.

Например, можно просмотреть текст, который находится ниже находящегося на экране. Для этого нажмите на кнопку слева от экрана со стрелочкой вниз () и держите левую кнопку мыши нажатой до тех пор, пока не появится нужный текст. Другой вариант - нажать на кнопку между стрелками () и переместить ее в другое место. Аналогично можно использовать кнопку со стрелочкой вверх () для просмотра сообщений, которые находятся сверху списка.

Далее щелкните по нужному сообщению, оно выделится и в нижнем окне появится текст сообщения. Таким образом можно просматривать весь список сообщений.

Поля сообщений.

Слева от сообщений может находиться восклицательный знак (), который свидетельствует о том, что данное сообщение важное.

Далее находится значок письма. После получения электронного сообщения значок имеет вид закрытого письма (), а текст сообщения выделен полужирным шрифтом. Это означает, что сообщение непрочитано. Если выделить сообщение, то через некоторое время вид значка изменится на открытое письмо (), а текст сообщения перестанет быть выделенным. Это указывает на то, что сообщение прочитано. Кроме того, сообщения можно перевести в ряд прочитанных, выделив их, а после этого щелкнув правой кнопкой мыши и в появившемся панно выбрать режим Пометить как прочитанное. Также выделив прочитанные сообщения можно сделать их непрочитанными, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав режим Пометить как непрочитанные.

Следующий значок – флаг (), является пометкой пользователя о сообщении. Для того, чтобы его установить, дважды щелкните по названию сообщения. После этого появится новое окно, в котором показаны основные его поля. Далее воспользуемся режимом Действия →К исполнению или на кнопку, на которой изображен этот значок (). После того, как будет убрано окно данного сообщения, нажав на кнопку -  в списке сообщений появится значок флага. Им можно отмечать важные для пользователя сообщения. Для того, чтобы его удалить, снова вызовите окно сообщения, дважды щелкнув по его названию, нажмите на кнопку  и в появившемся окне нажмите на кнопку Удалить.

Кроме того, может находиться значок скрепки (), обозначающий, что вместе с сообщением послан вложенный файл. О том, как вкладывать и работать с этими файлами будет рассказано далее.

Поле От содержит имя пользователя, который прислал сообщение и оно всегда присутствует в списке.

Поле Тема берется из аналогичного поля Тема при создании сообщения. Желательно всегда его указывать, так как пользователь, получивший сообщение будет знать, что это за сообщение. Следующим – является поле Получено, содержащее время и дату получения сообщения.

Сообщения, которые выведены в левой части окна сортированы по времени их получения. Для того, чтобы сгруппировать сообщения по отправителям, нужно щелкнуть по кнопке От (), которая находится сверху окна. В результате все сообщения будут отсортированы по пользователям от А до Я. Если второй раз щелкнуть по этой кнопке, то все пользователя будут сгруппированы от Я до А, то есть в обратном порядке. Для того, чтобы вернуть к порядку по времени и дате поступления, то нужно щелкнуть по кнопке Получено (). После щелчка по кнопке на ней может появиться стрелочка, острие которой направлено вверх ( - в восходящем порядке) или вниз ( - в нисходящем порядке). Также можно нажать на кнопки со значками (). Например, если щелкнуть по кнопке со значком скрепки, то вначале будут выведены сообщения с вложенными файлами, затем без них. Если второй раз щелкнуть по данному значку, то сначала будут выведены сообщения без вложенных файлов, затем с вложенными файлами.

Также можно изменить размеры полей. Для этого подведем курсор мыши на границу между двумя кнопками и, когда курсор превратится в две соединенные между собой стрелочки (), то перетащим ее в другое место. То есть, нажмите и, не отпуская левую кнопку мыши, перенесите границу в другое место. После этого отпустите левую кнопку мыши.

Как уже отмечалось, если щелкнуть по выбранному сообщению, то само сообщение будет выведено в отдельном окне, как это показано на рисунке. Это окно содержит основные поля: От, Кому, Копия, Тема, Вложения и текст самого сообщения.

Создание новой папки. Для этого воспользуемся режимом Файл →Создать →Папку. Далее в появившемся панно подведите курсор мыши в поле Имя папки, и щелкните левой кнопкой мыши.

Когда появится мигающая вертикальная линия, введите имя новой папки. После этого, щелкните по кнопке ОК. В следующем окне появится запрос на ввод имени данной папки на панель управления. Нажмите Да или Нет и папка будет создана.

Для того, чтобы переместить сообщение из одной папки в другую, щелкните по названию сообщения правой кнопкой мыши и в появившемся панно выберите режим: Переместить в папку (то есть, исходное сообщение будет уничтожено и его копия попадет в новую папку).

Если нужно выделить несколько сообщений, используют клавиши Shift и Ctrl. Выделите первое сообщение, нажмите на клавишу Shift и щелкните по последнему сообщению, которое нужно выделить. Данная клавиша используется, когда нужно выделить несколько подряд идущих сообщений. Для того, чтобы выделить сообщения, находящихся в разных местах, при их выделении держите нажатой клавишу Ctrl.

 

 Контакты

 При отправке большого количества сообщений удобнее не вводить каждый раз параметры пользователя, а сделать это один раз, после чего данные пользователя устанавливаются автоматически.

Для того, чтобы работать с адресной книгой, щелкнем по кнопке адресной книги (), которая находится на передней панели окна программы Microsoft Outlook. В результате на экране появится окно адресной книги, как это показано на рисунке.

Источник адресов может содержать несколько адресных книг, которые используются в локальной сети, в разных программах. Мы воспользуемся адресной книгой Контакты.

Для того, чтобы установить эту книгу по умолчанию в поле источник адресов,  воспользуемся режимом Сервис →Параметры, в котором в поле Отображать первым список адресов укажем Контакты.

Ниже находится перечень контактов, полученные из отправленных и полученных сообщений. Они содержат поля (Имя, Адрес электронной почты), которые необходимы для отправления электронных сообщений. Для того, чтобы эту информацию корректировать или добавить дополнительную информацию, выделим запись, которую нужно исправить и дважды щелкнем левой кнопкой мыши. На экране появится окно с карточкой по конкретному контакту. Эта карточка содержит значительное число полей, которые можно заполнить. Во вкладке Действия можно просмотреть электронные сообщения, соответствующие этому контакту, задачи, дневник и прочие элементы.

Кроме того, к записи можно вложить дополнительный файл, например, с фотографией (), установить курсор на поле с номером телефона и осуществить дозвон по этому телефону (), вывести данные на принтер (), создать новое электронное сообщение этому пользователю (), пометить контакт () и выполнить другие действия.

Во вкладках окна имеются кнопки, которые предоставляют дополнительные возможности. Так, нажав на кнопку Полное имя, можно дополнительно ввести или просмотреть, были ли введены ранее, имя, отчество, фамилия, обращение и другие поля. В правой части окна находится кнопки для разного рода телефонов.

Для того, чтобы изменить поле с новым видом телефона, щелкнем по кнопке и в результате этого на экране появится панно с видами телефонов. Выбрав новый вид телефона, щелкнем по нему, и он появится слева от нажатой кнопки. Например, если щелкнуть по Факс рабочий, то это название появится слева от кнопки с номером телефона, если он имелся.

Для создания нового сообщения, нужно нажать на кнопку - . При этом появится запрос на выбор вида сообщения: контакт или список рассылки. Режим Контакт используется для создания нового контакта, как это было описано ранее. Список рассылки используется для создания группы адресов, чтобы затем можно было создать сообщения сразу для нескольких абонентов. При создании списка на экране появится окно, в котором нужно ввести имя группы, по которому в дальнейшем будет происходить вызов (поле Имя). Затем следует нажать на кнопку Выберите членов, в котором выделяется нужная запись и нажать на кнопку Члены и так несколько раз для каждого абонента, после этого нажать на кнопку ОК. После создания списка рассылки нажмите на кнопку Сохранить и закрыть.

При создании нового электронного сообщения, после нажатия на кнопку Кому, на экране появится список абонентов и рассылок, как это показано на рисунке.

 На этом рисунке список рассылки сотрудники имеет слева от названия значок, который свидетельствует, что это список рассылки, а не контакт.

 

Создание вложенного сообщения и его чтение

Иногда требуется передать файл с документом, картинкой, таблицей и пр. В этом случае, следует вложить файл в текст сообщения. Для того, чтобы это сделать, создадим новое сообщение, например, щелкнув на кнопку Создать (). При этом на экране появится окно для нового сообщения. Введем значения в поля Кому и Тема. Далее воспользуемся режимом Вставка →Файл верхнего меню. В результате на экране появится окно, вид которого представлен на рисунке.

Далее выберите нужную директорию, где находится файл и дважды щелкните по нему. Теперь в окне сообщения появится новое поле Вложить с именем вложенного файла.

Можно вложить несколько файлов, для этого несколько раз воспользуемся режимом Вставка →Файл. При получении электронного сообщения найдем его в списке входящих сообщений и дважды щелкнем по его названию левой кнопкой мыши. В результате на экране появится само сообщение в виде, показанном на рисунке.

В поле Вложение находится несколько имен вложенных файлов. Так как справа данного поля находится линия прокрутки, то вложенных файлов не девять а больше. Выберем нужный файл, а если он не виден, то воспользуемся линией прокрутки и щелкнем по его названию дважды левой кнопкой мыши. Слева от названия находится значок вида файла. Этот значок определяет формат файл, в нашем примере - соответствующий программе Word. Поэтому эта программа будет вызвана и в нее загрузится текст вложенного файла. Может случиться, что редактор Word не установлен в компьютере. В этом случае его нужно установить или воспользоваться другой программой, которая может читать файл формата Word.

 Может возникнуть такая ситуация, когда полученному виду файла не будет соответствовать никакая программа, например, при передаче архивированного файла, хотя программа архивации установлена в компьютере. Это происходит в силу того, что в каждом компьютере устанавливается соответствие определенным видам форматов файлов конкретной программе.

При получении архивированного файла, например, с расширением ARJ, если по названию данного файла дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, то на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Выберем режим Сохранить на диске и нажмем на кнопку ОК. В появившемся окне выберем директорию, куда нужно поместить файл. Далее вызовем программу, которая может работать с этим видом файла, и загрузим файл для его последующей разархивации.

 

Работа с режимами Outlook сегодня и Контакты

Режим Outlook сегодня представляет собой как бы обложку программы Microsoft Outlook и представлен на рисунке.

В окне режима указаны три задачи: Календарь, Задачи и Сообщения. Если имеются встречи, внесенные в календарь, то ниже названия Календарь они будут были выведены. Также и в отношении задач. Сообщения указывают количество непрочитанных сообщений в папках Входящие, Черновики и Исходящие. В западных странах многие компьютеры не выключаются на ночь. Поэтому, просмотрев утром информацию данного режима, можно узнать, сколько сообщений пришло за ночь, какие задачи и встречи планировались на этот день.

Для того, чтобы перейти в режим календаря, нужно щелкнуть по тексту «Календарь», также и в отношении других режимов. Аналогично можно перейти в режим просмотра папок Входящие, Черновики и Исходящие.

 

Режим Контакты предназначен для установки и корректировки сведений о корреспондентах, которым отправляются и от которых принимаются сообщения по электронной почте, с которыми согласуются задания, а также выполняются прочие действия.

Внешний вид окна программы представлен на рисунке и содержит поле, в котором показаны фамилии корреспондентов. При первом вхождении в задачу на экране будут находиться две надписи: «Добро пожаловать в папку» и имя пользователя.

Если в программе имеются отправленные и полученные сообщения, то окно принимает вид режима, показанный на рис.

 Каждый контакт имеет строчку с названием абонента и ниже находятся заполненные поля из адресной книги. Если имеются две одинаковые записи или ненужные контакты, то их можно удалить. Для этого подведите курсор к имени абонента, которого нужно удалить, щелкните по нему и нажмите на кнопку Delete. Если Вы удалили нужную запись, то ее можно восстановить, отменив предыдущую операцию режимом Правка →Отменить удаление.

Для того, чтобы выполнить корректировку записи нужно дважды щелкнуть по имени абонента. При этом на экране появится окно из адресной книги, в котором проводятся изменения.

Чтобы установить новую запись о корреспонденте, нужно щелкнуть по левой кнопке на панели инструментов (). Окна для создания новой записи и для корректировки аналогичны друг другу.

Описанного выше вполне достаточно для работы с контактами, чтобы иметь возможность создания, корректировки и удаления записи. На самом деле, существует значительное число дополнительных действий, которые можно произвести с этими записями. Для примера установим курсор на названии какой-либо записи о контакте и щелкнем правой (не левой) кнопкой мыши. На экране появится табло, вид которого показан на рисунке.

Панно, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши называется контекстным. В этом панно имеется список команд, которые можно выполнить над данным элементом, а так как курсор находился на названии контакта, то все эти операции применяются именно к нему. Рассмотрим эти операции подробнее:

- Открыть позволяет вывести на экран карточку из адресной книги, соответствующей этому контакту;

- Печать выводит на принтер информацию об этом контакте;

- Переслать показывает окно создания электронного сообщения, в котором в качестве вложенного файла находится карточка из адресной книги о данном контакте;

- Просмотреть вложения. Данный режим применим для тех контактов, у которых в карточке адресной книги находится вложенный файл. При установке курсора на данный режим справа появится список имеющихся вложенных файлов, выбрав один из которых можно вызвать программу, соответствующую вложенному файлу, и загрузить в нее вложенный файл для его просмотра. Соответственно, если вложенного файла в карточке контакта нет, то и данный режим будет отсутствовать в списке;

- Создать сообщение контакту выводит на экран монитора окно для создания электронного сообщения, в котором получателем является текущий контакт;

- Новая встреча с контактом организует встречу с данным контактом;

- Новый запрос о собрании создает запись о встрече с данным контактом;

- Создать задачу о контакте создает новую задачу для данного контакта;

- Создать запись в журнале контактов позволяет создать новую задачу;

- Связь позволяет установить связи с файлом или определенным элементом;

- Позвонить контакту производит набор телефонного номера контакта;

- Вызов с помощью NetMeeting позволяет организовать совещание по сети Интернет. Для того, чтобы этот режим работал нужно, чтобы была установлена программа NetMeeting;

- Отметить как завершенное. Если контакт имеет значок к исполнению красного цвета (), то в списке режимов находится режим Отметить как завершенное. Если контакт не имеет такого значка, то название режима будет К исполнению;

- Удалить отметку позволяет удалить отметку К исполнению ();

- Категории устанавливает вид категории для данного контакта;

- Удалить позволяет удалить данный контакт.

 

Теперь сделаем несколько замечаний. Правую кнопку можно использовать не только держа указатель на контакте, но и на любом другом элементе окна и каждый раз будут выведены панно с разным составом режимов. Можно подвести курсор мыши на кнопку Контакты, находящуюся вверху справа окна и щелкнуть правой кнопкой мыши. Либо подвести на свободное поле окна контактов и щелкнуть правой кнопкой мыши и так далее. И каждый раз на экран будут выводиться разные панно с режимами. Кроме того, щелкнув правой кнопкой по контакту и по полученному электронному сообщению, находящемуся в папке Входящие, или по записи о задаче получим разные режимы в появившемся панно. Основные режимы мы рассмотрим в данной книге.

Кроме того отметим, что не все описанные режимы по правой кнопке могут быть сразу понятны начинающему пользователю. Например, режим Создать задачу о контакте и некоторые другие будут рассмотрены в дальнейшем, в частности, в уроках о режиме задач.

Отметим также, что одно и то же действие можно выполнить несколькими способами. Возьмем для примера возможность удаления контакта. Для этого выделим контакт, то есть, подведем курсор мыши на нужную запись о контакте и нажмем на клавишу клавиатуры Delete. Кроме того удаление можно произвести, щелкнув правой кнопкой мыши по записи о контакте и выбрав режим Удалить. Либо выделить запись и воспользоваться режимом Правка →Удалить. Могут быть и другие возможности, например, применяя режим Правка →Вырезать и так далее. Хотя все эти режимы позволяют удалить запись, но действовать они могут с нюансами. Так, при использовании одних режимов, на экране появляется сообщение с запросом на подтверждение удаление, а в других не появится. Эти нюансы могут быть не существенными для одних пользователей и быть существенными для других. Поэтому при изучении программы попробуйте использовать разные режимы и выберите те, которые Вам удобнее.

Практически все режимы находятся в главном меню, в верхней строчке программы, где присутствуют названия групп: Файл, Правка, Вид и т.д. Вторым способом является использование правой кнопки мыши при выделении разных элементов окна. Третьим способом вызова режима является двойной щелчок по элементу. Попробуйте использовать разные возможности вызова режимов. Если окно режима нужно убрать без его использования, нажмите на клавишу Esc.

Отдельно в этом уроке рассмотрим вопрос о категориях. Нажмем на кнопку, находящуюся на передней панели - . В результате, на экране в основном окне появится новая область, вид которой показан на рисунке.

В строке Добавить контакты, справа от него находится поле со списком возможных категорий. Если нажать на кнопку со стрелкой вниз, то появится список возможных категорий, вид которых показан на рисунке.

В этом списке имеется большое количество видов категорий. Так как справа от списка находится линия прокрутки, то имеются виды, которые не поместились на экране дисплея. Для того, чтобы их просмотреть, воспользуемся кнопками прокрутки. Далее предположим, что мы хотим имеющиеся контакты разбить на две группы: Поставщики и Работа. Выделим несколько контактов из списка, относящихся к важным контактам.

Для того, чтобы выделить несколько сообщений, воспользуемся клавишами Shift и Ctrl. Выделите первое сообщение, которое нужно выделить, нажмите на клавишу Shift и щелкните по последнему сообщению, которое нужно выделить. Данная клавиша используется, когда нужно выделить несколько подряд расположенных сообщений. Для того, чтобы выделить сообщения, находящихся в разных местах, при их выделении держите нажатой клавишу Ctrl.

Далее в ниспадающем меню найдем текст Поставщики и щелкнем по нему. В результате в окошке появится этот текст, как это показано на рисунке.

Далее щелкнем по кнопке Добавить и всем выделенным записям присвоится этот вид.

Теперь выделим все контакты, которые соответствуют работе. Так как в списке видов контактов такого названия нет, то введем это имя в поле строчки Создать новую категорию с именем. Для этого подведем курсор мыши к этому полю, щелкнем левой кнопкой мыши и, когда появится вертикальная мигающая линия, введем это название при помощи клавиатуры. После этого нажмем на кнопку Создать. Новый вид категории появится в списке строки Добавить контакты, после чего установим его в окошке и нажмем на кнопку Добавить.

Таким образом, контакты мы разбили на три вида категорий: Поставщики, Работа и контакты, которые не имеют вида, то есть, те контакты, которые мы не выделяли в предыдущих действиях.

Далее выведем на экран контакты по их видам. Для этого сначала нажмем на строчку По представлению. В результате на экране верхняя правая часть окна примет вид, показанный на рисунке.

Существует несколько видов представлений. Представление контактов, которое было при входе в режим Контакты называется Адресные карточки. Теперь выберем режим По категориям. Для этого щелкнем по данному названию. В результате на экран будут выведены три типа категорий: (нет), Поставщики и работа. Справа от названия указано количество записей контактов, которые соответствуют данной категории. Слева от названия находится кнопка со знаком плюс (), нажав на которую можно просмотреть список контактов, принадлежащий данной категории. На рисунке  показан раскрытый список поставщиков. Для того, чтобы закрыть этот список,  нужно нажать на кнопку со знаком минус ().

Поля этой таблицы можно изменять. Для этого, подведем курсор мыши на границу между двумя кнопками и, когда курсор превратится в две соединенные между собой стрелочки (), перетащите его в другое место. То есть нажмите и, не отпуская левой кнопки мыши, перенесите границу в другое место. После этого отпустите левую кнопку мыши.

Поля также можно менять местами. Для этого нужно кнопку с именем поля перенести на другое место, как это показано на рисунке.

То есть нужно подвести курсор мыши на кнопку с названием Отметка, нажать на левую кнопку и, не отпуская ее, перенести на другое место, после этого отпустить левую кнопку мыши. При перенесении кнопки она будет перемещаться вместе с курсором мыши, а место, куда она может быть вставлена, будет помечено двумя красными стрелочками.

Кроме того поля можно сортировать, как это делалось с сообщениями в папке Входящие, то есть нажимая на кнопки с названиями полей.

В таблице можно установить отметку К исполнению. Для этого щелкнем по клетке, где должен быть установлен или изменен значок. В этом месте появится табло с режимами, как это показано на рисунке.

Выберите вид значка и щелкните по нему левой кнопкой мыши.

Для того, чтобы изменить категорию контакта, можно как и раньше, выделить его и перейти к режиму По категориям. Но можно выделить нужную запись (либо несколько) и нажать на правую кнопку мыши. После этого выбрать режим Категории. Появится окно, показанное на рисунке.

 Установите галочку в том виде категории, куда должны относиться выбранные записи и уберите те категории, которым они не должны принадлежать. Для этого подведите курсор мыши к квадратику, который находится слева от нужного названия, и щелкните левой кнопкой мыши. Отметим, что один и тот же контакт может иметь несколько видов категорий одновременно.

 

В заключение урока опишем кнопки основных режимов, находящихся на передней панели режима Контакты.

 _{- создание нового контакта;}

 - печать выделенного контакта;

 - перемещение выделенной записи в другую папку;

 - удаление выделенной записи;

 - установка значка К исполнению;

 - создание электронного сообщения выделенному контакту. При работе режима появляется окно, где указывается адрес электронной почты, который берется из контакта;

 - автонабор телефонного номера. Содержит подрежимы (нажать на стрелочку, направленную вниз): Новый звонок, Повторить набор номера, Быстрый набор;

 - поиск ключевых слов в контактах, сообщениях. Допустим, нужно найти все почтовые сообщения, в которых в адресе, в поле Тема и в тексте сообщения находится текст «Ларис». Нажмем на эту кнопку и в появившемся поле Просмотреть введем слово «Ларис», в поле Искать в укажем Все почтовые папки. После этого нажмем на кнопку Найти. В результате на экране появится несколько прямоугольников, каждый из которых содержит почтовое сообщение, как это показано на рисунке.

Щелкнем дважды по прямоугольнику и на экране появится текст электронного сообщения, содержащего символы «Ларис»;

 - организация контактов по категориям, как это было описано ранее;

 - работа с адресной книгой, где в частности можно создать группу контактов, как это было описано ранее;

 - поиск контакта. Введите в поле первые символы контакта и нажмите на клавишу Enter. В результате откроется запись адресной книги, соответствующая данному контакту;

 - вызов справки по работе программы.

Кнопки с пиктограммами режимов передней панели окна контакта:

 _{- сохранение введенных параметров и закрытие окна режима;}

 _{- сохранение введенных параметров и ввод данных для нового контакта;}

 - печать;

 - вставить вложенный файл. Значок файла вставляется в нижнее окно и, если щелкнуть по нему, вызывается приложение, которое с ним работает;

 - установка значка К исполнению;

 - вызов из системы Интернет плана города. При этом происходит переход на одну из страниц Интернета, на которой Россия отсутствует. Поэтому данный режим используется редко;

 - создание сообщения для выделенного контакта. При работе режима появляется окно, где указывается адрес электронной почты, который берется из контакта и поля для сообщения;

 - автонабор телефонного номера. Содержит подрежимы (нажать на стрелочку, направленную вниз): Новый звонок, Повторить набор номера, Быстрый набор;

 - переход на предыдущий контакт. Если нажать на стрелочку вниз, то появится список: Предыдущее сообщение, Первый документ в папке;

 - переход на следующий контакт. Если нажать на стрелочку вниз, то появится список: Следующее сообщение, Последний документ в папке.

 

 Режим Календарь

Режим Календарь предназначен для установки и контроля заданий пользователя, которые включают в себя встречи, собрания и другие события, и описываются далее.

Существует два понятия: встреча и собрание, которые отличаются тем, что перед собранием присутствие членов собрания согласовывается заранее, а при встрече - не согласовывается средствами данной программы. Под встречу выделяется полчаса, но это время можно изменить. Событие – мероприятие, которое не занимает определенного времени, например, день рождения. Встречи, собрания, события могут быть однократными или повторяющимися. Повторяющиеся происходят регулярно, через определенный промежуток времени: через день, через месяц, год, например, ежемесячная оплата коммунальных услуг, годовщина свадьбы и пр.

Внешний вид окна программы представлен на рис. выше и содержит три поля: листок для описания событий (слева с надписью 21 апреля), календарь (справа с надписью Апрель 2004) и панель задач (ниже календаря). Панель задач аналогична панели программы Задачи, которая описана далее.

Календарь содержит список чисел двух месяцев, причем текущий день выделен рамкой красного цвета, а дни, в которых имеются события – полужирным начертанием. Чтобы просмотреть числа предыдущего месяца, нужно щелкнуть по стрелочке, острие которой направлено влево, для следующего – вправо. Если щелкнуть по дате, то на экране появится листок на этот день.

Чтобы изменить размеры полей, нужно подвести курсор к границе между полями, и когда курсор превратится в две соединенные стрелки (), нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести границу на новое место.

 Рассмотрим левую часть окна с листком событий на день. Если строчка желтого цвета, то это время свободно, белого с надписью – занято, темно-желтый – нерабочее время. Если в поле имеются надписи, то это время занято, а если слева находится значок в виде колокольчика (), то перед встречей будет выдан звуковой сигнал - предупреждение. Чтобы установить новую запись, следует дважды щелкнуть по полю, при этом на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Для установки записи на 14⁰⁰ часов нужно щелкнуть по строчке справа от этого часа, для установки на 14³⁰ - на строчку ниже и так далее. На показанном выше рисунке запись сделана зафиксированная на 14⁰⁰.

Введем значения в несколько полей. Так, в поле Тема укажем название встречи, например, примерка, деловая встреча, юбилей и т.д. В поле Место введем адрес встречи, например, в кабинете, в конференц-зале, кафе «Черемушки» и т.д. Далее, если время встречи нужно корректировать, установим, например, время окончания встречи.

Если встреча затягивается на несколько дней, например, связанная с командировкой, то установим новую дату. Для этого нажмем на кнопку со стрелкой вниз в поле Конец (). При этом на экране появится календарь, как это показано на рисунке.

Для того, чтобы указать новую дату, щелкнем по ней левой кнопкой мыши. После этого в окошке даты появится новая дата. Для того, чтобы просмотреть даты следующего месяца, нужно щелкнуть по стрелочке, с острием направленным вправо (), а предыдущего месяца - с острием, направленным влево ().

Для установки времени нажмем на кнопку, находящуюся справа от текущего времени 14:30 (). После этого на экране появится список возможных временных значений, как это показано на рисунке.

Не всегда можно выбрать нужное время, так как значения 14:40 нет в списке. В этом случае установите курсор клавиатуры в поле времени, для чего подведите курсор к этому полю и щелкнем левой кнопкой мыши. Когда появится вертикальная мигающая черта, можно вводить новое значение.

Для того, чтобы компьютер выдал заранее оповещение о встрече включим переключатель Оповещение, то есть поставим слева от этого поля галочку, щелкнув по этому полю. Для того, чтобы убрать эту галочку, нужно щелкнуть по этому квадрату второй раз. Далее можно установить временной интервал, то есть за какое время до встречи нужно выдавать сообщение. Следующее поле В это время содержит значение занят, то есть на это время запланирована еще одна встреча. Поле Метка позволяет установить значение важности встречи, например, Отпуск, обязательное посещение и др.

Когда придет время компьютер выдаст звуковой сигнал и на экране появится окно с сообщением-напоминанием о встрече, как это показано на рисунке.

 В окне может находиться напоминание о нескольких встречах, если оповещение назначено на одно и тоже время. Это оповещение можно прекратить, либо отложить на более позднее время. С помощью кнопки Открыть открывается окно встречи, где производится корректировка имеющихся в нем полей.

Ниже окна встречи находится кнопка Контакты, по которой встрече можно установить связь с контактом, имеющимся в адресной книге. Кнопка Категории – позволяет организовать привязку сообщения одной из тем, например, Важные клиенты, Важные контакты и пр. с тем, чтобы в дальнейшем можно было в основном окне сгруппировать задачи по категориям. Частное – позволяет скрывать данную задачу от других пользователей.

Кроме того в данном окне могут находиться предупреждающие надписи, например, о том, что встреча прошла или что время встречи занято другим событием.

Можно установить время встречи и во вкладке Планирование, вид которой показан на рисунке.

Для того, чтобы установить начало и окончание встречи, переносят границу, которая выделена зеленым (начало) и красным (конец) цветом. Можно перенести весь промежуток, для этого достаточно щелкнуть кнопкой в том месте, где этот промежуток должен находиться. Чтобы перенести отдельно левую или правую границу промежутка используется мышь. Если график достаточно занят, следует воспользоваться режимом автоподбора, который найдет первый свободный промежуток времени. Если текущее время занято, то на экране появится синяя полоса.

После ввода всех значений нажмите на кнопку Сохранить и закрыть.

Кнопки передней панели режима создания встречи.

 - сохранить параметры встречи и закрыть окно;

 - печать;

 - вставить вложенный файл. Рисунок файла помещается в нижнее окно и, если щелкнуть по нему, вызывается приложение, которое с ним работает;

 - позволяет повторять задачу, когда она окажется выполненной, например, если нужно каждый месяц посещать школу. Вид окна установки повторений показан на рисунке, в котором указывается период повторения события;

 - оповещение участников собрания через систему Интернет;

 - установка значка К исполнению;

 - установка важности встречи;

 - удаление встречи;

 - переход на предыдущее сообщение;

 - переход на следующее сообщение;

 - вызов справочной системы.

Около названия повторяющейся встречи в календаре находится специальный значок (), а в копии, которая была изменена - другой значок (). Если дважды щелкнуть по значку повторяющейся встречи, то на экране появится сообщение, показанное ниже, в котором происходит запрос, что именно нужно корректировать: копию или весь ряд. Копия – текущая встреча в данный день, а ряд – все указанные встречи. Если откорректировать копию, то изменятся данные по встрече на текущий день, а все другие - не изменятся. Если удалить повторяющуюся встречу при помощи кнопки Удалить на передней панели инструментов, то перед этим на экране появится запрос на удаление только копии или всех встреч.

Чтобы встречу нужно перенести на другое время, установите курсор на левую границу, при этом курсор превратится в четыре стрелки, и перенесите границу на новое место. Если подвести курсор на верхнюю или нижнюю границу, то он превратится в две соединенные стрелочки, после чего, нажав на левую кнопку мыши, можно перенести границу на новое место.

 

Кнопки на передней панели календаря.

Как и в других программах, для того чтобы узнать, какое действие производит кнопка, нужно подержать курсор на названии и со временем всплывет подсказка с кратким описанием. Чтобы получить описание работы переключателя или поля, нужно щелкнуть по его названию правой кнопкой мыши или установить в поле курсор и нажать на клавишу F1.

Кнопки на передней панели позволяют осуществить:

 _{- создание новой встречи;}

 - печать ежедневника, еженедельника или другого вида календаря;

 - удаление выделенной записи;

 - установка цвета слева от названия встречи;

 - вывод календаря на текущую дату;

 - вывод календаря на один день;

 - вывод календаря по пять рабочих дней;

 - вывод календаря по неделям;

 - вывод календаря  по месяцам;

 - позволяет установить совещание группы людей. Введите имя группы, затем в следующем окне укажите участников совещания и другие параметры;

 - поиск встреч и совещаний, где указывается текст, который встречается в данных записях. Работает также, как и в режиме контактов;

 - установка встреч по категориям. Режим работает также, как и в режиме контактов. Можно установить новое представление календаря со списком видов активных встреч, как это показано на рисунке;

 - работа с адресной книгой;

 - вызов справки по работе программы.

 

Режим Задачи

 Режим задач предназначен для установки и контроля заданий пользователя с указанием или отсутствием определенной даты начала и конца события. Например, «В течение месяца подготовить отчет», «до 20 Мая сходить в парикмахерскую», «на следующей неделе встретиться с А. Ивановым» и так далее.

Внешний вид окна программы представлен выше и содержит поля: значок задачи (), если задача повторяющаяся, то в этом поле будет находиться специальный значок (), выполнение задачи () - галочка в поле означает, что задача выполнена, Тема задачи, Срок выполнения.

Для того чтобы установить новую задачу, следует нажать на первую кнопку панели задач () или два раза щелкнуть по свободному заполненному полю окна. Для корректировки сделанной ранее записи нужно щелкнуть по его названию, при этом на экране появится окно, аналогичное окну создания задачи, где можно корректировать данные.

Окно создания задачи показано на рисунке и содержит две вкладки: одна для создания задачи (Задача) и вторая – для обозначения ее состояния и справочной информации (Подробно).

Приведем пример создания задачи для стрижки. Введем в поле Тема: название задачи – Стрижка. В поле Срок введем дату окончания задачи – 30.04.2004.

Для этого нажмем на кнопку со стрелкой вниз в поле Срок (). При этом на экране появится календарь, как это показано на рисунке.

Для того, чтобы указать новую дату, щелкнем по ней левой кнопкой мыши. После этого в окошке даты появится новая дата. Для того, чтобы просмотреть даты следующего месяца, нужно щелкнуть по стрелочке, с острием направленным вправо (), а предыдущего месяца - с острием, направленным влево ().

Затем аналогично введем в поле Дата начала значение 24.04.2004. В результате в задаче установлено, что стрижка должна быть выполнена в срок от 24 апреля 2004 года до 30 апреля 2004 года. Начальный срок можно не указывать, так как для данной задачи он не существенен.

После ввода даты окончания задачи, в поле Оповещение автоматически будет указана дата – 30.04.2004, то есть последний срок выполнения задачи. Левее будет показано время оповещения, которое автоматически будет построено на 9 часов. Для того, чтобы установить время, воспользуйтесь кнопкой, находящейся слева от названия поля. При этом на экране появится ниспадающий список с вариантами значений, как это указано на рисунке.

Для того, чтобы настроить время, которого не имеется в списке значений, например, 9:35, установите курсор в поле,  где находится значение времени и введите его при помощи клавиатуры. Для того, чтобы установить новый вид мелодии, которая будет использоваться для оповещения о задаче, нужно нажать на кнопку - , затем Обзор, где выбрать новый звуковой файл.

В поле Состояние оставим значение не началась, В поле Важность установим – низкая, а значение 0 оставим в поле Готовность.

Когда будут введены все значения, появится строчка: «Срок истекает на 8-й день». Данный срок устанавливается не от даты начала задачи, а от дня, когда была создана запись.

Если планируется посетить определенного мастера, адрес которого находится в адресной книги, нажмем на кнопку Контакты. При помощи кнопки Категории установим категорию для данной задачи – Дела.

После окончания работы, вид которой показан на рисунке, нажмите на кнопку Сохранить и закрыть.

Когда придет время, компьютер выдаст звуковой сигнал и на экране появится окно с сообщением-напоминанием о встрече, как это показано на рисунке.

В окне может находиться напоминание о нескольких задачах, если оповещение назначено на одно и тоже время. Это оповещение можно прекратить, либо отложить на более позднее время. Если сообщение оставить на экране, то в поле Срок истекает будет указано просроченное время. По кнопке Открыть можно открыть окно задачи, в котором произведена корректировка имеющихся в нем полей.

Задача Стрижка может иметь периодическое повторение. Для того, чтобы установить повторение, требуется нажать на кнопку Повторение (). При этом на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Установим переключатель ежемесячно, для этого подведем курсор мыши к этому переключателю и щелкнем левой кнопкой мыши. Переключатели, слева от которых находится окружность, называются взаимоисключающими, то есть, можно выбрать только один из них. Если теперь установить переключатель еженедельно, то точка в переключателе ежемесячно пропадет и появится в переключателе еженедельно. Как правило, взаимоисключающие переключатели находится один под другим. Переключатели, находящиеся левее (повторять 30 числа каждого месяца, в последний пятница каждого 1 месяца и ставить новую задачу через 3 месяц после каждого завершения) также являются взаимоисключающими и образуют одну группу.

Установим в переключателе ставить новую задачу через 1 месяц после каждого завершения значение 3 и получим окно, вид которого показан на рисунке выше. После установки всех значений, нажмем на кнопку ОК.

 

 Около названия повторяющейся задачи находится специальный значок (). Можно установить признак выполнения задачи Стрижка (). Для этого нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по данному полю, находящегося слева от названия задачи. В этом случае текущая задача будет считаться выполненной и появится новая задача Стрижка с новой датой выполнения, как это показано на рисунке.

Если удалить повторяющуюся задачу при помощи кнопки Удалить на передней панели инструментов, то будет удалена вся задача, в том числе и ее повторение.

Цвет шрифта названия задачи в основном окне обозначает следующее: черный – текущие задачи, красный – невыполненные с истекшим сроком завершения (просроченные) и серый с перечеркнутым текстом – выполненные.

 Поля можно менять, удалять, добавлять новые, используя режим Изменить текущее представление →Поля, который вызывается при нажатии правой кнопки мыши по заголовку окна Задачи, например, по кнопке Тема. Как видно из рисунка, то имеется значительный список дополнительных полей, которые можно использовать.

Для установки выделите нужное поле и щелкните по кнопке Добавить.

Можно сортировать записи задач по названию (щелкнуть по кнопке Тема), по сроку выполнения. Можно раздвинуть границы полей, как это указывалось для режима Контакты.

 

Кнопки на передней панели окно создания задачи обозначают следующее:

 - выход из режима, сохранение всех выполненных значений и закрытие окна;

 - вырезать выделенный текст и поместить его в буфер;

 - скопировать выделенный текст в буфер;

 - вставить текст из буфера в поле местонахождения курсора;

 - вставить вложенный файл. Рисунок файла заносится в нижнее окно и, если щелкнуть по нему, вызывается приложение, которое с ним работает;

 - создание повторяющейся задачи;

 - позволяет назначить ответственного за выполнение задачи с направлением ему электронного сообщения;

 - отправление отчета о выполнении задачи другому пользователю, при этом появится новое окно, где указывается получатель отчета;

 - позволяет пометить задачу как выполненную;

 - удаляет данную задачу;

 - переход на предыдущую задачу;

 - переход на следующую задачу;

 - вызов справочной системы.

Как и в других программах, для того, чтобы узнать, какое действие производит кнопка, нужно подержать курсор на названии и со временем всплывет подсказка с кратким описанием. Чтобы получить описание работы переключателя или поля, нужно щелкнуть по его названию правой кнопкой мыши или установить в поле курсор и нажать на клавишу F1.

Кнопки на передней панели режима Задачи позволяют:

 - создать новую задачу;

 - печать;

 - переместить задачу в другую папку;

 - удалить задачу;

 - просмотреть задачи за текущий день;

 - вывести задачи на экран дисплея за один день;

 - вывести задачи за неделю:

 - вывести задачи за месяц;

 - настроить режим поиска сообщений, в котором указывается текст, который там встречается, имя абонента, число вложенных файлов и пр.;

 - вызвать различные виды представления режима задачи. Выберите далее режим Представления, в котором указаны различные режимы вывода на экран. На рисунке  показан вывод задач в режиме Временная шкала для задач;

 - вызвать адресную книгу;

 - обеспечить поиск контакта;

 - вызвать справку по работе программы.

 

Дневник

Режим Дневник позволяет вести записи о действиях пользователя на компьютере, в том числе регистрировать работу с документами, отправку и получение электронной почты, телефонные разговоры. Кроме того, вручную можно помещать дополнительные записи пользователя. Внешний вид окна программы представлен на рисунке.

 

При первом входе в режим Дневник на экране появится окно с возможностью автозаписи в дневник. Например, можно установить автоматическую запись полученных электронных сообщений от определенных абонентов (контактов), запросы о собраниях, отмены собраний и так далее. Вид окна показан на рисунке.

Этот режим можно также вызвать при помощи Сервис →Параметры →Настройки →Параметры Дневника.

Для того, чтобы создать новую учетную запись, следует щелкнуть по первой кнопке на передней панели программы (), а для корректировки записи – дважды по ее названию.

Окно создания записи показано на рисунке.

Например, мы хотим описать событие, которое недавно произошло, например, о полученном письме от родственников с поздравлением с первомайским праздником. В поле Тема занесем имя записи: Поздравление с праздником 1 мая. В поле Тип выберем – письмо. Далее укажем начало события, а точнее, время и дату получения письма – 21.04.2004, время – 11:00. О том, как устанавливать время и дату указано в описании работы режима Контакты и Задачи в предыдущих уроках. Так как описываемое событие является разовым и не продолжительным, то оставим значение в поле Длительность как 0 мин. При описании других видов событий, например, разговора, можно было бы указать его длительность, например, 10 мин. В поле Контакты установим имя отправителя, а в поле Категории тип – Поздравление. Далее напишем комментарий для этого письма в основном поле окна. В результате на экране окно создания записи примет вид, показанный на рисунке.

После введения всех данных нажмем на кнопку Сохранить и закрыть ().

Если событие длительное и запись происходит с начала события, то можно включить часы (Запустить часы). Например, вам позвонили и сразу же создали запись, включив часы. После окончания разговора часы можно остановить, при этом в поле Длительность будет указана продолжительность разговора.

После создания записи в дневнике покажутся записи.

В окне не видно самой записи, но имеются категории. Так, для созданной записи о письме появится категория: Письмо, а так как во время создания записи происходила работа с программой Word, то произошла автозапись об этих действиях в дневник и появилась категория Microsoft Word.

Каждую из категорий можно открыть и посмотреть, какие записи ей принадлежат. Для этого нажмем на кнопку с крестиком внутри (). В результате на экране появится список записей, как это показано на рисунке.

Кнопки на передней панели создания записи обозначают следующее:

 - выход из режима, сохранение всех выполненных значений и закрытие окна;

 - вырезать выделенный текст и поместить его в буфер;

 - скопировать выделенный текст в буфер;

 - вставить текст из буфера в поле местонахождения курсора;

 - вставить вложенный файл. Рисунок файла заносится в нижнее окно и, если щелкнуть по нему, вызывается приложение, которое с ним работает;

 - вызов адресной книги;

 - проверка имен с записями адресной книги;

 - удаление данной задачи;

 - переход на предыдущую запись;

 - переход на следующую запись;

 - вызов справочной системы.

Кнопки на передней панели режима Дневник выполняет следующие действия:

 - создать новую запись в дневник;

 - печать;

 - переместить запись в дневнике в другую папку;

 - удаление записи в дневнике;

 - просмотр записей за текущий день;

 - вывод записей на экран дисплея за один день;

 - вывод записей за неделю:

 - вывод записей за месяц;

 - режим поиска записей, в котором можно указать текст, который там встречается, имя абонента, число вложенных файлов и пр.;

 - вызов различных видов представления режима задачи. Выберите далее режим Представления, в котором указаны различные режимы вывода на экран. На рисунке показан вывод задач в режиме Список элементов;

 - вызов адресной книги;

 - поиск контакта;

 - вызов справки о работе программы.

 

  Заметки

Режим Заметки позволяет вести записи пользователя. Внешний вид окна программы представлен на рисунке и содержит поле, в котором выведены тексты заметок. Внизу окна выведено общее количество заметок в системе.

Чтобы создать новую заметку, нужно щелкнуть по первой кнопке на передней панели программы или дважды по полю, а для корректировки заметки - дважды по ее названию. В окно можно вводить текст больших размеров, при этом текст будет прокручиваться, оставляя размеры окна неизменными. Создание заметки и ее корректировки производятся аналогично и рассмотрены далее.

Окно создания заметки показано на рисунке выше и содержит: заголовок, основное поле и статусную строку. Используя синюю часть заголовка, можно окно заметки переносить по всему полю. Если нажать на крестик в правой верхней части после набора текста, то окно заметки пропадет и заметка появится в окне режима Заметки. В основном поле находится текст заметки. Если он в поле не помещается, то установите курсор внутрь текста и, используя кнопку со стрелкой вниз и вверх, просмотрите текст. Можно также установить курсор на границе заметки и подержав немного, пока он не превратится в две соединенные между собой стрелочки, нажать на левую кнопку мыши и перенести границу в сторону. При переносе левого нижнего угла заметки будет изменены две стороны окна. В нижней части заметки находится дата и время составления заметки.

 

Перенесение текста заметки в документ. При двойном нажатии на заметку она появится в отдельном окне. Если происходит работа в редакторе Word, то текст заметки можно вставить в документ. Для этого нужно выделить необходимый текст в заметке, нажать на клавиши Ctrl+C и вставить в тексте документа, нажав на кнопку - .

Для того, чтобы перенести текст из документа Word, поместите его в буфер обмена с использованием кнопки , затем перейдите в окно заметки, щелкнув по ней левой кнопкой мыши и нажмите на клавиши Ctrl+V.

Выполнив указанные действия в обратном порядке, текст можно перенести из приложения в заметку. Другие элементы – такие, например, как рисунки, звуковые файлы при данной операции не переносятся.

Заметку можно переслать по электронной почте, для чего можно использовать режим Переслать, которая появляется при нажатии правой кнопкой мыши по заметке.

После переноса в календарь на экране появится окно для создания встречи, где будет находиться текст записки. После заполнения полей в календаре добавится новая встреча. Можно также перенести заметку в правую часть окна, где находится список папок на нужное название. При этом появляется окно, в котором можно установить время оповещения и нажать на кнопку Сохранить и закрыть.

 

Кнопки на передней панели режима Заметки позволяют выполнить:

 - создание новой заметки;

 - печать заметки;

 - перемещение выделенной заметки в другую папку;

 - удаление данной заметки;

 - вывод в виде мелких значков, как это показано на рисунке;

 - вывод в виде крупных значков;

 - вызов различных видов представления режима задачи. Далее выберите режим Представления, в котором указаны различные режимы вывода на экран. На рисунке ниже показан вид задач в режиме Список заметок;

 - вызов адресной книги;

 - поиск контакта;

 - поиск заметки по указанному тексту;

 - вызов справки о работе программы.

 

Другие возможности программы Microsoft Outlook

Справочная система. В уроках по работе с программой Microsoft Outlook остались не рассмотренными некоторые вопросы, которые имеются в описании работы программы Internet Explorer. Это работа с верхней строкой окна, изменение размеров окна, три левые кнопки в верхней строке, работа со справочной системой и некоторые другие. Все эти режимы как в программе Microsoft Outlook, так и в программе Internet Explorer работают аналогичным образом. Поэтому их достаточно описать один раз.

 

 

Фильтры. Фильтр означает правило, по которому выбираются элементы, например, можно вывести прочитанные или непрочитанные сообщения. Используется режим фильтра в случаях, когда имеется большое количество записей и нужно выводить только определенные группы. Рассмотрим действие режима более подробно.

Фильтры работают в режимах Контакт, Задачи и других. Для примера войдем в режим Контакты. Для того, чтобы вызвать этот режим, щелкнем правой кнопкой по свободному месту в окне и выберем режим Фильтр. В результате на экране появится окно, вид которого показан на рисунке.

Если установить в поле Искать текст: последовательность символов «Иван», то на экране появятся все контакты, которые содержат эти символы, в том числе не только содержащие имя «Иван», но и фамилию «Иванов», которые содержат эти символы.

Можно найти элементы, которые были недавно созданы. Для этого в поле Выбрать элементы укажем созданные, а в следующем поле на прошлой неделе.

Во вкладке Другие условия указываются только те контакты, которые удовлетворяют определенным категориям (Категории) или имеющие вложения.

Для того, чтобы снова вывести полный список контактов, войдем в режим фильтра и очистим все поля.

 

Другие режимы. Третья кнопка слева на экране под названием Другие ярлыки позволяет вывести три режима работы программы: Мой компьютер, Мои документы, Избранное, вид которого показан на рисунке.

Данный режим позволяет работать с файлами и директориями, создавать их, копировать, удалять и запускать программы. Все эти действия можно также выполнять и в программе Проводник, которая поставляется вместе с системой Windows. Работа с программой Проводник и с режимами Другие ярлыки довольна схожа, однако, в программе Проводник выполнять легче. Поэтому советуем пользоваться программой Проводник.

Если же пользователь решит работать с режимами Другие ярлыки, то ему можно посоветовать создать на передней панели некоторые дополнительные кнопки, которые могут часто использоваться, например, создание новой директории, переход на уровень директорий выше, копирование в буфер обмена, вырезать в буфер обмена, вставка из буфера обмена и другие. О том, как это сделать рассказано далее в справочной части.

Изменение полей. Иногда может потребовать изменить столбцы полей. Например, при просмотре папки Входящие имеются пять видов значков (состояние заголовка, важность, вид сообщения, к исполнению, вложения) и три текстовых поля: От, Тема, Получено. Допустим, нужно добавить новое поле Копия. Для этого воспользуемся режимом Вид →Текущее представление →Изменить текущее представление. На экране появится окно, показанное на рисунке.

 

В этом окне имеются кнопки, которые позволяют изменить поля, группировку, сортировку, отбор (фильтр), шрифты. Нас интересует режим изменения полей, поэтому нажмем на кнопку Поля.

На экране появится окно, в котором можно изменять состав полей, как это показано на рисунке.

Выберем название Кому, находящееся в левой части окна, щелкнем по нему и по кнопке Добавить. Название кнопки появится в правом поле Отображаемые поля. Если нажать на кнопку Удалить, то поле будет удалено из списка. Результат работы показан на рисунке ниже. Данное поле полезно вывести, когда у пользователя имеется несколько учетных записей или на компьютере работает несколько пользователей.

 

 Режимы работы верхнего меню

Состав верхнего меню зависит от вида задач, с которыми в данный момент работает пользователь. Когда происходит работа со стандартными папками, на экране появляется состав режимов, который описан ниже. Для работы в режимах работы Календаря, Контактов, Задач, Дневника и Записок состав несколько отличается и дан в описании этих режимов.

Файл

Создать – во многом аналогичен кнопке Создать, которая находится на передней панели и содержит: Сообщение Ctrl+N, Поместить в папку Ctrl+Shift+S, Встреча Ctrl+Shift+A, Приглашение на собрание Ctrl+Shift+Q, Контакт Ctrl+Shift+C, Задача Ctrl+Shift+K, Поручение Ctrl+Shift+U, Запись в дневнике Ctrl+Shift+J, Заметка Ctrl+Shift+N, Документ Office Ctrl+Shift+H, Выбрать шаблон…, Выбрать форму…, Папка… Ctrl+Shift+E.

Открыть Ctrl+O – открывает для корректировки выделенный элемент.

Открыть специальную папку (на сервере Exchange, личную папку) – производит поиск файлов с расширением PST, в которых находятся папки пользователя.

Закрыть все документы – закрывает все активные документы, которые находятся в отдельных окнах, что означает практически закрытие всех окон с элементами.

Сохранить как… – позволяет сохранить элемент в файл в формате редактора Word.

Сохранить вложения – сохраняет вложенный файл.

Папка – содержит режимы операций, которые можно проводить с папками: Создать подпапку Ctrl+Shift+E позволяет создавать дополнительные папки пользователя, Переместить «Входящие»… Копировать «Входящие», Копировать структуру папки…, Удалить папку «Входящие»», Переименовать папку «Входящие», В общую папку «Избранное», Удалить из общей папки «Избранное», Свойства «Входящие».

Добавить на панель Outlook… – добавляет в список левой панели новую папку пользователя.

Импорт и экспорт… – позволяет передавать файлы от данной программы другим приложениям.

Архивировать… - создает архивный файл;

Параметры страницы – содержит шаблон документа (Таблицы, Заметка), в которых устанавливается шрифт текста, размеры листа, поля на нем, верхние и нижние колонтитулы. Поле колонтитулов разделено на три части (левая, средняя и правая), установите там курсор и нажмите на нужные кнопки, которые обозначают следующее:  - номер текущей страницы;  - общее число страниц;  - дата печати;  - время печати;  - имя пользователя.

Предварительный просмотр выделенного элемента (задачи, сообщения и пр.), в котором имеются кнопки: переход на предыдущую или следующую страницу, если текст содержит несколько страниц, вид предварительного просмотра (фактический размер или уменьшенный), параметры страницы (формат, размер бумаги и колонтитул), печать, выход из режима и контекстная справка.

Печать Ctrl+P – позволяет распечатать выделенный элемент в определенном стиле, выбирается тип принтера, перечисляется, какие страницы подлежат выводу, указывается, печатать ли вложение в элементе.

Свойства – показывает свойства выделенного элемента.

Выход из текущей задачи. Если имеются другие открытые окна, то они не закрываются.

Выход и завершение сеанса – полный выход из задачи с закрытием всех активных окон.

Правка

Отменить Ctrl+Z – отменяет последнюю выполненную операцию.

Вырезать Ctrl+X – помещает выделенные элементы в буфер обмена.

Копировать Ctrl+C – копирует выделенные элементы в буфер обмена.

Вставить Ctrl+V – вставляет элементы из буфера обмена.

Очистить Del – удаляет выделенные элементы.

Выделить все Ctrl+A – выделяет все элементы в папке, задаче.

Удалить Ctrl+D – удаляет выделенные элементы.

Переместить в папку… Ctrl+Shift+V – перемещает в другую папку, при этом на экране появится окно со списком папок, где нужно выбрать, куда будет проводиться перемещение.

Копировать в папку… - то же, что и в предыдущем режиме, но исходные элементы останутся на месте, а их копии будут созданы в новой папке.

Пометить как прочтенные Ctrl+Q.

Пометить как непрочтенные.

Пометить все как прочтенные.

Категории… - позволяет установить вид элемента по категориям, список которых появится после входа в режим, чтобы далее была возможность просмотра элементов по категориям.

Вид

Текущее представление – позволяет вывести элементы по некоторым стандартным правилам, которые могут быть: Сообщения, Сообщения с автопросмотром, По отметке сообщения, За последние семь дней, Отмеченные на следующие семь дней, По предметам, По отправителю, Непрочитанные сообщения, По адресу, Временная шкала для сообщений,

Отображать поля… - установливает, какие поля выводить для данного представления. Можно добавлять поля, их удалять и менять их порядок.

Форматировать столбцы… - позволяет установить ширину и выравнивание текста полей представления.

Сортировка… - выводит элементы в алфавитном или обратном порядке по определенным, выбранным полям. Если по выбранному полю имеются совпадающие значения, то устанавливается другое поле, по которому нужно проводить сортировку и т.д.

Группировка… - устанавливает группировку элементов по выбранным полям, что нужно для некоторых видов представления.

Развернуть/свернуть группы. Если в представлении элементов имеются группы, то данный режим позволяет развернутые группы свернуть и наоборот.

Формат представления… - устанавливает вид шрифта для заголовка, текста элемента и текста автопросмотра, а также вид линии между элементами.

Определить представления - позволяет пользователю установить свой вид для просмотра элементов.

Выбрать поля - создает поля для пользователя, из которых потом можно составлять поля представления.

Область группировки – то же действие, что и по кнопке Группировка по полю на передней панели инструментов.

Автопросмотр – при работе данного режима ниже каждого сообщения находятся первые строчки текста.

Панели инструментов – позволяет выводить две панели, одна из которых выведена на панель и имеет кнопки для установки отмены связи. Панели описаны выше - Стандартная и Удаленный доступ.

Строка состояния – выводит нижнюю строку, в которой показано число элементов в папке.

Список папок – использует часть окна для вывода всех папок.

Панель Outlook – выводит левую часть окна с названиями папок и задач.

Переход – позволяет перейти Назад на предыдущую папку. Используется, когда была выбрана другая папка. Далее - перейти на следующую папку. Работает при использовании предыдущего режима. Перейти на уровень вверх, Перейти к папке Ctrl+Y. Далее находятся режимы, которые позволяют перейти к определенным папкам или задачам, которые могут быть: Входящие Ctrl+Shift+I, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки, Отправленные, Исходящие Ctrl+Shift+O, Удаленные, Мой компьютер.

Сервис

Доставить почту F5.

Доставить почту через… при использовании нескольких служб.

Адресная книга… Ctrl+Shift+B.

Автоподпись… – представляет собой текст, который будет автоматически добавляться в конец каждого сообщения. Содержит кнопки для выбора типа шрифта и форматирования абзаца.

Удаленный доступ – содержит режимы: Подключиться к серверу… Отключиться от сервера, Отметить для загрузки, Пометить для загрузки копий, Удалить, Снять пометки, Снять все пометки, все они находятся на Панели удаленного доступа, которую можно вывести в виде отдельного окна.

Синхронизировать – используется, когда основные папки хранятся на сервере, и позволяет синхронизировать все изменения, которые были сделаны в автономном режиме. Содержит: Все папки, Эту папку, Загрузить адресную книгу.

Набрать номер – состоит из подрежимов: Новый звонок… Ctrl+Shift+D – при первом входе в режим. Нажмите на кнопку Параметры соединения в появившемся окне, показанном ниже, наберите номера нужных телефонов, после каждого введенного номера нажмите Добавить. Чтобы позвонить, нажмите на кнопку Позвонить и после набора номера можно снимать телефонную трубку. Повторить набор номера, Быстрый набор.

Занести в дневник Ctrl+J – заносит в дневник текущий выделенный элемент.

Найти документы… Ctrl+Shift+F – позволяет найти нужный элемент. Содержит поля, аналогичные режиму фильтр, дополнительное поле, где выбирается тип элемента, по которому производится поиск (Сообщение, Контакт и пр.) и вместо поля Электронная почта имеет два: От и Кому.

Найти все – содержит режимы: Связанные сообщение, Сообщения от…. и является аналогичным предыдущему режиму.

Очистить папку «Удаленные».

Службы… – позволяет просматривать службы адресных книг, которые подключены к программе, а также их добавлять, изменять, удалять, просматривать свойства и т.д.

Параметры… содержит основные параметры программы.

Общие содержит разделы:

Общие настройки с переключателями: выдавать предупреждение перед удалением элементов – используется перед окончательным удалением из папки Удаленные; очищать папку «Удаленные» при выходе из программы; при выделении текста автоматически выделять слово целиком вместе с последующим пробелом; при работе с сервером синхронизовать все папки при выходе – используется при работе с автономными папками; использовать звуковые сигналы при открытии файла, удалении сообщения; крупные значки панели инструментов.

При запуске программы Microsoft Outlook позволяет: производить выбор конфигурации в случае, когда имеется несколько конфигураций; использовать конфигурацию: указанную справа, для одного пользователя она не меняется; открыть папку: Приложения… с возможностью добавления дополнительных расширений, обычно не используется; Параметры соединения… – устанавливает параметры телефонной связи для быстрого набора, в том числе характеристики телефонной линии, тип модема и пр.

        Электронная почта содержит разделы:

Проверять новые сообщения на информационных службах, где указывается список дополнительных служб, если они установлены на компьютер.

При получении сообщения можно: подать звуковой сигнал, вид звукового сигнала устанавливается в режиме: Пуск →Настройка →Панель инструментов →Звук →Уведомление о приходе почты; изменить на время курсор – изменение вида курсора на значок почты при доставке сообщения; вывести на экран уведомление о прибытии почты.

Параметры автообработки почты – включают в себя уведомления и ответы на запросы: обрабатывать уведомления о доставке, прочтении и отзыве по прибытии; обрабатывать приглашения и ответы по прибытии, то есть автоматически помещает принятые приглашения в календарь; удалять уведомления и пустые ответы после обработки – ответы на приглашения без текста отправляются в папку Удаленные.

  Использовать Microsoft Word как редактор сообщений – позволяет использовать средства редактора Word для редактирования сообщений, в этом случае получатель также должен иметь включенную данную опцию; Шаблон… выдает список шаблонов, если включен предыдущий переключатель.

Отправка сообщения по электронной почте:

При создании нового сообщения используются параметры: Шрифт.. для новых сообщений; Важность: может быть: Обычная, Низкая, Высокая; Пометка: может быть: Обычное, Личное, Частное, ДСП (Для Служебного Пользования); Разрешать запятую как разделитель адресов и точку с запятой в полях Кому, От и СК; Автоматически проверять имена в адресной книге – если они не будут найдены, то будут подчеркиваться красной волнистой линией.

Параметры отслеживания о возврате сообщений, подтверждающие доставку с указанием даты и времени: Сообщать о доставке всех сообщений; Сообщать о прочтении всех сообщений.

  Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные»; Вне папки «Входящие» сохранять ответы вместе с оригиналами; Сохранять переадресованные сообщения.

Чтение электронных сообщений:

   При ответе на сообщение – позволяет вставлять или не вставлять исходное сообщение при ответе на него; Шрифт… текста, включаемого в ответы.

   При пересылке сообщения – указывает Шрифт…пересылаемых сообщений, можно указать необходимые действия.

   После перемещения или удаления открытого элемента:; Пометка для примечаний: – позволяет вводить в правую часть сообщения текст, который расположен справа от переключателя; Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке; Использовать английский для включенных заголовков сообщений – использует английский язык в надписях полей сообщения.

Календарь содержит понятные параметры для задачи Календарь:

  Календарь рабочей недели – устанавливает рабочие дни на неделе; первый день недели:; первая неделя года:.

Рабочий день содержит в часах начало: конец:.

Встречи оповещать о встрече за: определенное время.

Календарик Шрифт… для календаря; показать номера недель от 1 до 52.

  Использовать Schedule+ 7.0 в качестве календаря; Часовой пояс…; Добавить праздники…; Дополнительно… – содержит переключатели о принятии приглашений, например, позволяет принимать приглашения и помещать их в календарь.

Задачи/заметки – устанавливает параметры для двух задач: Задачи, Заметки и содержит:

Настройки по умолчанию для задач: время оповещения:; автоматически устанавливать оповещения о сроках; сохранять обновленные копии задач в списке задач, и автоматически обновлять при изменении задачи; посылать отчеты после завершения поручений.

Цвета задач: просроченные:; завершенные:.

Рабочее время устанавливает количество рабочих часов в день:, часов в неделю:.

Настройки по умолчанию для заметок: ее цвет: и размер:; Шрифт… заметки; показывать время и дату внизу заметки.

Дневник содержит переключатели для задачи Дневник: Автозапись элементов:, Ответ на поручение, Ответ на приглашение, Отмена собрания… ; Для следующих контактов: в Дневник; Записывать также файлы из: Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word – позволяет записывать в Дневник информацию о создании, удалении, корректировке файлов, указанных в списке; При двойном щелчке мыши: открыть запись в дневнике; открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике; Автоархивация дневника… позволяет помещать в архив записи, срок хранения которых истек.

Оповещения – содержит Когда наступит время для оповещения: показать оповещение; воспроизвести звук, звуковой файл для которого можно выбрать с помощью кнопки Обзор.

Орфография содержит Настройку проверки орфографии: всегда предлагать исправления для слов с ошибками; всегда проверять орфографию перед отправкой; пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, то есть не проверять их орфографию; пропускать слова, содержащие цифры; пропускать текст исходного сообщения в ответе или пересылке.

Автоархивация позволяет заносить в архив файлы, срок хранения которых истек: Автоархивация каждый день при запуске; Запрос перед автоархивацией; Удалять аннулированные элементы при автоархивации (только почта), Файл архива по умолчанию: в Обзор… устанавливается местоположение архива.

Управление формами имеет переключатели: Отправлять почту от вашего имени могут; Добавить…; Удалить; Свойства… нового пользователя. Временное хранение форм содержит Предельный объем на диске: Кбайт; Диспетчер форм…; Пароль… .

Сообщение

Создать сообщение Ctrl+N

Создать записку в папке Ctrl+Shift+S

Выбрать шаблон…

Выбрать форму…

Назначить собрание… – содержит режимы: Ответить Ctrl+R, Ответить всем Ctrl+Shift+R, Поместить ответ в папку, Переслать Ctrl+F,

? – вызов справочной системы программы.

 

 Правая часть окна содержит список сообщений, принадлежащих выделенной папке справа. Сверху окна находится название папки (Входящие), далее приводится список сообщений с их атрибутами: важность (); просмотренность письма (); кодировка (); вложенность других файлов в сообщение (); адрес отправителя (); тема сообщения (). Они могут содержать следующие значки: - высокая срочность;  - низкая срочность;  - наличие вложенного файла;  красного цвета - отмеченное сообщение;  - выполненное сообщение;  - непросмотренное сообщение;  - просмотренное сообщение;  - пересланное сообщение;  - требует ответа;  - неотправленное;  - запечатанное;  - с цифровой подписью;  - попытка отзыва сообщения;  с стрелочкой синего цвета - успешный отзыв сообщений;  с стрелочкой красного цвета - неудачный отзыв;  -уведомление о доставленном сообщении;  - о прочитанном сообщении;  красного цвета – о недоставленном сообщении;  красного цвета – о непрочитанном сообщении;  - принятое соглашение на собрание;  - принятое под знаком вопроса;  - красного цвета – отклоненное приглашение;  - отмененное собрание;  - поручение;  - задача принята;  - задача отклонена;  - конфликт сообщений;  - заголовок удаленной почты;  - сообщение на загрузку;  - сообщение на копирование.

 

  Работа с панелями и кнопками программы Microsoft Outlook

_{Как правило, на экране выводится одна панель с кнопками - Стандартная, описание которых дано в этой книге. Однако, можно выводить любые панели с любыми кнопками. Для того, чтобы воспользоваться этими возможностями, войдем в режим Вид →Панели инструментов →Настройка или (щелкнуть правой кнопкой мыши по верхней части окна, справа от панелей) →Настройка, вид окна которого показан на рисунке.}

_{Слева находится категория кнопок, которая описана ниже, справа кнопки, входящие в данную категорию. Для того, чтобы просмотреть описание кнопки, нужно ее выделить, для чего щелкнуть по ней левой кнопкой мыши и нажать на кнопку Описание. Для того, чтобы кнопку вставить на панель инструментов, нужно схватить кнопку и перенести ее на то место панели, где она должна находиться. Для удаления кнопки, нужно схватить ее мышью и перенести ее из панели в любое другое место на экране. Если потребуется изменить вид кнопки, то для этого также существуют режимы, позволяющие это выполнить и описаны в справочной части программы Internet Explorer.}

Ниже дается описание кнопок. Часть из них уже нам известна, однако, другие дают новые возможности при работе с программой Microsoft Outlook. Не все кнопки имеют свое индивидуальное изображение (иконку), однако, все имеют свое название. Если иконки нет, то вместо изображения, на экране появится текст названия кнопки. Если слева от названия режима находится три точки, это означает, что при выполнения режима появится окно, в котором устанавливаются требуемые параметры. Если слева от кнопки находится значок - , то это означает, что при выполнении режима появится панно с режимами. Значок  свидетельствует, что режим имеет ниспадающее меню.

В режимах можно установить разные виды кнопок. Ниже описаны кнопки для режима работы с папкой Входящие. Кнопки в разных режимах имеют большое число совпадений между собой. В случае, когда действие кнопки непонятно, следует воспользоваться режимом Описание, в которой появляется поясняющий текст.

_{Категория Файл.}

Создать () – при выполнении данного режима на экране появится панно со списком создания новой задачи, контакта, сообщения и прочих элементов;

 Сообщение – создание нового электронного сообщения;

 Записку в папке – создать записку в папке. Записка в папке Входящие будет иметь вид электронного сообщения, но вместо значка конверта, будет - . Корректировка и удаление записки происходит также как и электронного сообщения;

 Папка… - создание новой папки пользователя. На экране появится окно, в котором нужно выделить папку, которой будет подчиняться новая папка и ввести ее название;

 Встреча – создание встречи;

 Приглашение на собрание – создание приглашения на собрание;

 Контакт – создание нового контакта, как это рассматривалось на уроках;

 Список рассылки – создание списка рассылки. Указав имя списка, электронное сообщение будет направлено всем членам списка. В появившемся окне укажите имя списка и выберите членов списка по кнопке Выберите членов;

 Задача – создание новой задачи, как это описано в уроках ранее;

 Поручение – создание поручения, в котором указывается тема и срок начала, а также окончания поручения. Данное поручение отправляется по электронной почте;

 Запись в дневнике – создание записи в дневнике, как это рассматривалось на уроках;

 Заметка – создание заметки. Новая заметка будет помещена в режим Заметки;

 Документ Office – вызов программ Microsoft Excel, Microsoft Word и программу презентаций;

Выбрать форму… - вызов форм, имеющихся в программе. Помимо стандартных форм таких, как запрос на создание встречи, заметки, задачи, можно организовать свой вид форм. Для создания пользователем новых видов форм требуются дополнительные знания для работы с конструктором форм и на практике простыми пользователями не используется;

Файл данных Outlook… - создание или открытие файлов, в которых находится данные программы Microsoft Outlook. Практически не используется;

Открыть () – позволяет открыть выделенные документы или другие файлы, где находятся данные других пользователей;

Папка другого пользователя… - используется при работе в сети;

Файл данных Outlook … - позволяет открыть файл с данными для программы Outlook. Используется, когда на компьютере имеются другие файлы с данными иных пользователей;

Закрыть все документы – закрывает все открытые файлы;

Сохранить как… - позволяет сохранить тексты выделенных сообщений в текстовом файле;

Сохранить вложения () – сохраняет вложения выделенных файлов на жестком диске;

Папка () – содержит режимы работы с папкой Входящие, в том числе создание новой папки, копирование содержимого папки, просмотр свойств. Для других папок возможно переименование папки и другие операции;

 Создать папку… - создание новой папки. После создания папки на экране появится запрос - поместить ли ее на панель Outlook;

 Переместить "Входящие"… - перемещение текущей папки в другую родительскую директорию. Папка Входящие, так как является стандартной, не перемещается;

 Копировать "Входящие"… - копирование папки в новое место. При копировании папки исходящая папка остается на своем месте;

 Удалить "Входящие"… - удаление папки. Стандартные папки, например, Входящие удалить нельзя;

 Переименовать "Входящие"… - переименование текущей папки. Стандартные папки, например, Входящие переименовать нельзя;

Добавить в избранное… - добавление имени текущей папки в список Избранное;

 Свойства для "Входящие"… - просмотр свойств текущей папки с возможностью автоматической архивации содержимого;

Ярлык для панели Outlook… - добавление в панели Outlook новой папки;

Обработка файла данных… - копирование и перемещение данных при работе в сети;

Импорт и экспорт… - аналог режима Файл →Импорт и экспорт;

Архивировать… - возможность архивации данных папок программы Microsoft Outlook;

Параметры страницы () – определяет формат таблицы и заметки, в том числе, расположение на листе, виды шрифта, колонтитулы и пр.;

Определить стили печати… - аналогичен предыдущему режиму;

 Предварительный просмотр – просмотр выделенного сообщения в том виде, как он будет выведен на принтер;

 Печать… - печать выделенного сообщения. Аналог режима Файл →Печать;

Автономная работа – переход в автономную работу с программой. Прекращение связи с провайдером;

Выход – закрытие программы и всех текущих документов. Аналогичен режиму Файл →Выход.

Режим Правка

 Отменить – отмена последнего выполненного действия пользователя;

 Вырезать - позволяет удалить выделенные сообщения и поместить их в буфер обмена;

 Копировать - копирует выделенные сообщения в буфер обмена;

 Буфер обмена Office… - выводит окно буфера обмена, которое появится в левой части окна. При помощи этого окна можно выбирать ранее выделенные элементы, не только последний помещенный в буфер обмена и вставлять их в новое место;

 Вставить - позволяет вставить информацию из буфера обмена в область нахождение курсора;

 Очистить - аналогична действиям, которые выполняются при нажатии на клавишу Delete;

Выделить все - выделяет все сообщения и записки текущей папки. Аналогичен режиму Правка →Выделить все;

 Удалить – позволяет удалить выделенные сообщения;

 Переместить в папку… - перемещает в другую папку выделенные сообщения;

Копировать в папку… - копирует в другую папку выделенные сообщения;

 Пометить как прочтенные – пометка выделенных сообщений как прочтенные;

 Пометить как непрочтенные – пометка выделенных сообщений как непрочтенные;

Пометить все как непрочтенные – пометка всех сообщений в текущей папке как непрочтенные;

Расширенный поиск файлов… - позволяет выполнить поиск сообщений по тексту, отправителю, наличие вложенных файлов. Условия поиска напоминают работу режима фильтр;

Категории… - установка выделенных сообщений категориям.

Категория Вид

Текущее представление () – вызов видов представлений записей, сообщений, которые могут различаться в разных режимах (Задачи, Дневник и пр.).

Определить представления… - позволяет установить поля и вид отображения в текущей папке. В том числе устанавливается вид шрифта кнопок, сообщений и прочие параметры окна;

Перейти () – в иные режимы, другие папки;

Папка… - просмотр имеющихся папок и переход на них при помощи щелчка мыши по названию папки:

 Outlook сегодня – переход в режим Outlook сегодня;

Входящие – переход к папке Входящие;

Черновики – переход к папке Черновика;

Исходящие - переход к папке Исходящие;

Отправленные - переход к папке Отправленные;

Календарь - переход к режиму Календарь;

Контакты - переход к режиму Контакты;

Задачи - переход к режиму Задачи;

Дневник - переход к режиму Дневник;

Заметки - переход к режиму Заметки;

Удаленные - переход к папке Удаленные;

Мой компьютер - переход к режиму Мой компьютер;

Мои документы - переход к режиму Мои документы;

Новости - переход к режиму новости программы Internet Explorer;

Веб-обозреватель – вызов программы Internet Explorer;

Вызов по Интернету () – работа в системе Интернет при помощи встроенных программ;

Вызов по Интернету – работа в системе Интернет при помощи программы NetMeeting, позволяющей проводить конференции;

Панель Outlook – позволяет убрать/показать панель Outlook;

 Список папок – выводит в отдельном поле список имеющихся папок;

 Область просмотра – позволяет вывести поле с сообщениями без поля просмотра текста текущего сообщения;

 Автопросмотр – просмотр сообщений, при котором каждое сообщение выводится в нескольких строчках вместе с текстом;

Развернуть/свернуть группы () – позволяет развернуть/свернуть группы категорий, которые выведены на экран;

Свернуть группу – сворачивает текущую группу категорий;

Развернуть группу – разворачивает текущую группу категорий;

Свернуть все – позволяет свернуть все группы категорий;

Развернуть все – позволяет развернуть все группы категорий;

Окно напоминаний – вывод окна напоминаний из текущих оповещений;

 Выбрать поля – установка дополнительных полей, удаление ненужных. При входе в режим появится список имеющихся полей. Выберите нужное и перенесите к заголовку окна. Для удаления существующего поля нужно перетащить поле из заголовка в другое место до тех пор, пока кнопка не окажется перечеркнутой;

 Область группировки – позволяет сгруппировать сообщения по какому-либо полю. При входе в режим перенесите его в поле с надписью «Для группировки по этому столбцу перетащите сюда его заголовок». Если перенести поле «От», то произойдет группировка по отправителям сообщений;

Отображать поля… - позволяет изменить виды полей. Аналогичен кнопке Выбрать поля, но имеет другой интерфейс;

Форматировать столбцы… - устанавливает формат выводимых столбцов. Например, можно выводить значок важности сообщения, либо вывести текст об этом. Кроме того, можно установить вид выравнивания текста в столбце;

 Сортировка… - позволяет сортировать записи по полям. Можно сортировать не только по важности, но и при совпадении важности по другим параметрам, например, от кого получено сообщение;

Фильтр… - выводит только определенные записи, как это показано ранее в уроках;

 Группировка… - группирует сообщения по определенным критериям. Внутри группы также можно создать подгруппы;

Автоформат… - позволяет установить формат текста непрочитанных сообщений, просроченных писем и т.д.;

Другие настройки… - устанавливает вид шрифта, размер и начертание для заголовков столбцов, строк и автопросмотра, а  также установить сетку, разделяющую сообщения;

Изменить текущее представление… - позволяет установить поля, группировку, сортировку, отбор и другие настройки вывода окна с сообщениями;

Панели инструментов () – вызов панно с имеющимися панелями значков, которые можно установить/удалить с экрана монитора;

Строка состояния – позволяет удалить/вывести строку состояния, которая находится внизу окна.

 Категория Избранное

Добавить в избранное… - добавляет текущее сообщение, запись в Избранное;

Упорядочить избранное… - позволяет изменить порядок следования записей и папок в папке Избранное. Можно удалить, создать новые папки. Для того, чтобы перенести запись или папку среди Избранных, нужно запись перенести на другое место.

Категория Сервис

Отправить/получить () – выводит учетные записи почты, которые нужно получить или по которым требуется отправить почту;

Отправить все – отправить все сообщения, имеющиеся в папке Исходящие;

Доставить почту – получить все сообщения, которые находятся у провайдера;

Работа с заголовками (), Загрузить заголовки, Загрузить заголовки из (), Отметить или снять отметку сообщений () – режимы работы только с заголовками сообщений;

 Отметить для загрузки сообщения – если ранее были загружены только заголовки, то можно отметить те сообщения, текст для которых должен быть загружен с компьютера провайдера;

 Отметить для загрузки копии сообщения - если ранее были загружены только заголовки, то можно отметить те сообщения, текст для которых должен быть загружен с компьютера провайдера. При этом само сообщение останется у провайдера, а его копия будет получена пользователем;

 Удалить – удаление выделенного сообщения;

 Снять отметку с выделенных заголовков – работает только для заголовков сообщений;

 Снять отметку со всех заголовков - работает только для заголовков сообщений;

Обработать помеченные заголовки - работает только для заголовков сообщений;

Обработать помеченные заголовки из () - работает только для заголовков сообщений;

Параметры отправки и получения () – содержит несколько режимов, в том числе и следующий;

Отключить расписание отправки и получения – на определенное время;

Мгновенные сообщения () – позволяет работать в режиме немедленной отправки и получения сообщений;

Войти… - обеспечивает ввод в режим немедленной отправки и получения сообщений;

Выйти из системы - позволяет выйти из режима немедленной отправки и получения сообщений;

В сети, Занят, Скоро вернусь, Нет на месте, Говорю по телефону , Перерыв на обед, Отключен – сообщения (состояния) при мгновенной передаче сообщений;

Параметры… - настройки при работе в сети;

 Адресная книга… - вызов адресной книги;

 Найти – поиск сообщений, записей;

Расширенный поиск файлов… - поиск сообщений и записей в данных программы Microsoft Outlook;

Найти общую папку… - функционирует при работе в сети;

 Организовать – вид представлений сообщений, записей (рассмотрено на уроках);

 Мастер правил… - позволяет составить правила, например, для сообщений какому-либо пользователю создавать уведомления о доставке, установка полученных сообщений в определенную категорию и так далее;

Выполнить правила… - создание правил для одноразового выполнения;

Позвонить контакту (), Повторить набор номера (), Быстрый набор () – набор режимов для набора номера по телефону;

 Новый звонок… - установка нового номера для контакта;

 Занести в дневник – произвести запись в дневник о выделенном сообщении;

Очистка почтового ящика… - содержит возможность просмотреть размер каждой из имеющихся папок, очистить папку входящих сообщений, например, по дате их прихода, произвести архивацию;

 Очистить папку "Удаленные" без их дальнейшего восстановления;

Формы (), Запустить Microsoft Solution Designer , Выбрать форму…, Конструктор форм… - команды работы с формами. Форма – окно для создания записей. Довольно большая тема для описания, поэтому опущена в данной книге;

Макрос (),  Макросы… - работа с макросами;

Безопасность… - установка уровня безопасности;

 Редактор Visual Basic – позволяет программировать в Microsoft Outlook. Данная тема довольно обширная и требует написания специальной книги;

Средства в Интернете… - подключение к узлу компании Microsoft для получения сведений о дополнительных компонентах Microsoft Outlook;

Учетные записи электронной почты… - установка, корректировка и удаление учетных записей электронной почты;

Настройка… - настройка кнопок переднего меню, список которых приводится в данном пункте книги;

Параметры… - вызов режима установки основных параметров программы Microsoft Outlook. Аналог режима Сервис →Параметры;

Надстройки СОМ… - добавление дополнительных программ к программе Microsoft Outlook;

Панель Действия

 Создать сообщение – создание электронного сообщения;

 Создать записку в папке - создать записку в папке. Записка в папке Входящие будет иметь вид электронного сообщения, но вместо значка конверта, имеет значок - . Корректировка и удаление записки происходит также как и для электронного сообщения;

Выбрать форму… - выбор формы создания записи из существующих;

Новое сообщение с помощью () – создание электронный сообщений на основе разных форматов и программ, которые могут быть: Microsoft Word (HTML), Microsoft Office, Обычный текст, Формат RTF, HTML (без бланка);

Другие бланки… - создание сообщений на основе имеющихся видов бланков;

 К исполнению… - установка значка к исполнению по выделенному сообщению;

Найти все () – расширенный поиск сообщений, записей программы Microsoft Outlook;

Связанные сообщения… - просмотр связанных сообщений;

Сообщения от… - расширенный поиск сообщений, записей программы Microsoft Outlook;

Нежелательная почта () – позволяет выбрать режимы: Добавить нежелательных отправителей и Добавить в список взрослых отправителей;

 Ответить – позволяет ответить отправителю, на сообщении от которого находится курсор;

 Ответить всем – позволяет ответить не только отправителю, на сообщении которого находится курсор, но и всем тем, чьи имена указаны в поле Копия;

 Поместить ответ в папку – отправка ответа в текущую папку в виде заметки;

 Переслать – переслать полученное письмо, которое пришло по ошибке не тому абоненту;

Панель Справка содержит режимы, аналогичные программе Internet Explorer и находящиеся в меню режимов Справка. Содержит режимы:  Справка: Microsoft Outlook, Показать помощника,  Что это такое?, Office в Интернете, Активизировать продукт…, Найти и восстановить…, О программе Microsoft Outlook;

Панель Строка меню содержит режимы, находящиеся в главном меню: Файл, Правка, Вид, Избранное, Сервис, Действия, Справка и позволяет менять их состав, убрав какой-либо из существующих групп меню.

Панель Стандартная содержит режимы, которые уже были рассмотрены выше:  Создать (),  Сообщение,  Записку в папке,  Папка…,  Встреча,  Приглашение на собрание,  Контакт,  Список рассылки,  Задача,  Поручение,  Запись в дневнике,  Заметка,  Документ Office, Выбрать форму…, Файл данных Outlook…,  Печать…,  Переместить в папку (),  Переместить в папку…,  Удалить,  Ответить,  Ответить всем,  Переслать,  Отправить/получить,  Найти,  Организовать,  Адресная книга…, Найти контакт ,  Справка: Microsoft Outlook.

Панель Дополнительно содержит режимы, которые уже были описано выше или рассмотрены в программе Internet Explorer:  Outlook сегодня,  Назад,  Вперед,  Перейти на уровень вверх,  Список папок,  Область просмотра,  Предварительный просмотр,  Отменить,  Мастер правил…, Текущее представление , Определить представления…,  Область группировки,  Выбрать поля,  Автопросмотр.

Панель Веб-узел содержит режимы, которые уже были описаны выше или рассмотрены в программе Internet Explorer: Назад,  Вперед,  Остановить,  Обновить,  Начальная страница,  Найти в Интернете, Адрес , Папка,  Outlook сегодня, Входящие, Черновики, Исходящие, Отправленные, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки, Удаленные, Мой компьютер, Мои документы, Новости, Веб-обозреватель, Вызов по Интернету (), Вызов по Интернету.